【ためになる雑学】仕事をうまく進めるための書類整理術

【ためになる雑学】仕事をうまく進めるための書類整理術

【ためになる雑学】仕事をうまく進めるための書類整理術

 

整理整頓がなぜ重要か

 

仕事を進めるうえでは、時間を効率的に使う事が求められます

 

特に現代のような情報化社会で、他社に遅れを取るのは致命的です。

 

能率的に作業を進められるように、デスクまわりや書棚を整理するのは、ビジネス上、必要不可欠な技術となります。

 

特に、デスクまわりに書類が散乱しており、いざ必要な書類を提出しようとしても、見つからない方が多くみられます。

 

この書類を探す時間と言うのは非常に無駄な時間です。

 

最初から必要な書類を、わかりやすい場所におく習慣にしておけば、探す手間が省けます。以下に仕事に役立つ書類の整理術を紹介します。

 

 

書類の整理術とは?

 

デスクワークが中心の会社員の場合、机の上には、まずパソコンがあり、その両脇に書類ケースなどが置いてあるというのが標準的な配置だと思います。

 

さらに、自分の机の横に、専用の袖机があり、書類が収納できるスペースがある場合もあります。

 

これらを効率的に使うのは意外と難しいです。逆に、これらのスペースを有効に使っている社員の方は、頭の中がすっきりしているといえます。

 

 

どの書類をどこへ収納すると一番効率が良いかと言う事を考えるのには、仕事をよく理解していないとできないからです。

 

具体的に述べますと、例えば、今日中に処理しないといけない書類があるとします。

 

これは、机上に置いておくべきでしょう。より良いのは、A4の書類ケースを用意し、「急ぎ書類専用ケース」のような目印をつけておくことです。

 

ここに今日中に処理するべき書類を置きます。

 

注意点は、忙しいとどうしても様々なところに書類を置きっぱなしにしがちなのですが、この「急ぎ書類専用ケース」の上には、書類や本、プリント類などは一切置かないようにすることです。

 

今日中に処理が必要なのですから、常に見えるように、置いておかないといけません。

 

 

逆に、処理を保留している物、他の社員との調整中の物、などの書類は、「保留中」ケースに入れます。

 

実はこの、「保留中」というのが一番、処理を忘れてしまいがちな、厄介な書類なのです。

 

ですから気を抜かないように、書類ケースに「保留中・要確認!」のように、しっかりマークをつけて目立つように整理しておくべきです。

 

以上のように、書類ケースに、処理の順序「急ぎ」「保留」「保存」のように使用頻度を書いて整理しておくと、書類探しに掛ける時間も手間も減ります。

 

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