【ためになる雑学】事務用品を用いた、書類整理と保管のコツ

【ためになる雑学】事務用品を用いた、書類整理と保管のコツ

【ためになる雑学】事務用品を用いた、書類整理と保管のコツ

 

付箋紙の効果的使用法

 

まず、現在の事務作業で欠かせなくなった、付箋紙についてです。

 

これは本当に素晴らしい発想の産物だと思います。使用していないオフィスはほとんどないでしょう。

 

 

大きさも色も多様で、書類の区分にはぴったりです。

 

使用しやすいのは、2×5センチ位の長方形のものと、10×10センチ位の正方形の物です。色は薄めが無難でしょう。

 

 

使用目的として2つに大きく分けられます。

 

一つ目は書類と書類の間の区切りとして、目印にするために貼るもの、もう一つは、メモ用紙として、一時的に電話番号や、伝言、チェックした事などを記入して、手持ち資料や、手帳に貼ったりするものです。
この付箋紙は意外とはがれづらいので、急いで話している間は、メモを付箋に書き込み資料に貼ります。そして、デスクに戻ってから、資料に丁寧に書き直すなどの応用がききます。

 

 

もちろん、注意をひくためにそのまま付箋紙としてメモを貼っておくのも一つの手です。

 

また、みなさんが良く行っているのは、どうしても忘れてはいけない重要事項を付箋に記入して、目につくところに貼っておくというものです。これは、単純ですが非常に効果があります。

 

また、小さい付箋紙を巻いてからゼムクリップで書類を留めると、クリップの跡が付きにくいです。これもプチ知識ですが知っていると便利です。

 

 

 

保管書類の整頓術

 

ファイリング業務を行う場合、戸棚に並べきれなくなったファイルは、保管庫に保管する必要が生じます。

 

担当している方は熟知しているはずですが、ほとんどの書類には保管年数が決まっています。

 

保管年数が決まっている場合、古い順に並べて保管すれば良く、保管年数が過ぎたら、処分すればよいので問題は少ないはずです。

 

 

しかし、なぜか、書類保管庫が一杯になっているオフィスというのが多くあります。

 

その理由は、書類保管庫が、「不要な書類の仮置き場」になっているからです。

 

あとは「ひとまずとっておく書類」これも書類保管庫に置かれている場合があります。

 

書類保管庫に一度置いてしまうと、めったに人の目につかないので、整理する機会はほとんどありません。結果として乱雑なまま放置されることになります。

 

 

不要な書類またはひとまずとっておく書類と言うのはその場で、捨てるかとっておくか判断しましょう。

 

とっておくなら、ファイリングして、何年まで保管と明記し、保管庫に並べます。不要な書類は速やかに処分しましょう。

 

現在はデーター化された文書がほとんどですので、紙面の書類はなるべく処分する方が、スペースの節約になります。

 

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